Spor okulu kayıt dönemi: öğrenci kaydı nasıl yapılır?

TAKVİM

Kayıt dönemi takvimi

Kayıt dönemlerinizi okul takvimine göre planlayın: okulların açılışı, yarıyıl tatili ve yaz tatili, ailelerin yeni bir düzen kurduğu zamanlardır. Başlangıç tarihinden geriye doğru sayın.

1. Hazırlık. Grupları, kontenjanları, ders saatlerini, aidatı ve kayıt ücretini kesinleştirin; kayıt formunu ve aydınlatma metnini hazırlayın.
2. Kayıt yenileme. Mevcut öğrencilerin kaydını yeni velilerden önce yenileyin; boş yerinizi ancak böyle doğru görürsünüz.
3. Duyuru. Kayıt tarihlerini, deneme dersi günlerini ve nasıl başvurulacağını duyurun.
4. Deneme dersleri. Belirli gün ve gruplarda yapın.
5. Kayıt. Formu ve ilk ödemeyi alın; grup dolunca bekleme listesine geçin.
6. Grupların kesinleşmesi. Her veliye grubu, günü ve saati yazılı bildirin.
7. İlk hafta. Hoş geldin mesajı ve ilk geri bildirim.

DENEME DERSİ

Deneme dersi

Deneme dersinde veli okulu, antrenör de çocuğu tanır. Kuralları baştan belirleyin:

• Ücret ve sayı. Ücretsiz mi, ücretli mi, kaç ders?
• Grup. Çocuğu yaşına uygun ve kontenjanı dolmamış bir gruba alın.
• Önceden alınacak bilgi. Velinin adı ve telefonu, acil durumda aranacak kişi, dersi etkileyebilecek bir sağlık durumu olup olmadığı. Sağlık bilgisi için aşağıdaki KVKK bölümüne bakın.
• Veliye bilgi. Adres, saat, kıyafet, su, ne kadar erken gelineceği ve dersin sonunda kiminle konuşacağı.
• Geri dönüş. Antrenörün kısa görüşünü alın ve veliyle aynı gün ya da ertesi gün konuşun; uygun grubu önerin.

KAYIT FORMU

Kayıt formunda neler olmalı?

Yalnız gerçekten kullanacağınız bilgiyi isteyin; topladığınız her bilgiyi korumak da sizin işiniz.

Öğrenci

• Ad, soyad ve doğum tarihi; grup yerleştirme için gerekiyorsa cinsiyet ve okul saati.
• Daha önce spor yaptıysa branşı ve süresi.

Veli iletişim bilgisi

• Velinin adı, yakınlığı, cep telefonu ve e-postası.
• Duyurular ve ödeme için tercih ettiği iletişim yolu.
• Çocuğu bırakıp alacak kişiler.

Acil durumda aranacak kişi

• Veliye ulaşamazsanız arayacağınız ikinci kişinin adı, telefonu ve yakınlığı. Mümkünse veliden farklı biri olsun.

Sağlık beyanı

• Alerji, kronik hastalık, düzenli kullanılan ilaç ve antrenörün bilmesi gereken başka bir durum.
• Bu bilgiyi kimlerin göreceğini sınırlayın; antrenör yalnız dersi ilgilendiren kısmı bilsin.
• Bu bilgiyi nasıl alacağınızı aşağıdaki KVKK bölümüne göre danışmanınızla belirleyin. Okul açarken istenen belgeler için spor okulu nasıl açılır rehberine bakın.

Kurallar ve onay

• Aidat tutarı, vade günü ve ödeme yolu.
• Devamsızlık ve telafi kuralı; ayrılırken ne kadar önce haber verileceği.
• Fotoğraf ve video tercihi, ayrı bir soru olarak.
• Velinin adı, tarih ve imza.

KVKK

KVKK aydınlatması ve açık rıza

Kayıt formu çocukların ve velilerin kişisel verilerini toplar; sağlık beyanı bunların en hassasıdır. Size düşen yükümlülükleri burada yorumlamıyoruz; birincil kaynakları okuyun:

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ
• Kişisel Verileri Koruma Kurumu: Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Rehber

Danışmanınıza sorun

• Kayıt formunda hangi bilgileri, hangi amaçla isteyebiliriz?
• Aydınlatma metnini veliye ne zaman ve nasıl veririz; verdiğimizi nasıl saklarız?
• Sağlık beyanını hangi dayanakla ve hangi biçimde alırız; kimler görebilir?
• Fotoğraf ve video için ne yapmalıyız?
• Kayıt formlarını, deneme başvurularını ve bekleme listesini ne kadar saklarız?
• VERBİS kaydı gerekiyor mu?

Rıza metni örneği vermiyoruz; metni okulunuza göre danışmanınızla hazırlayın.

YERLEŞTİRME

Grup ve seviye yerleştirme

• Önce yaş. Yaş grubunu doğum yılına mı, doğum tarihine mi göre hesapladığınızı bir kez belirleyin ve hep aynı kuralı uygulayın.
• Sonra seviye. Deneme dersindeki gözleme göre başlangıç, orta ya da ileri gruba alın; gözlemi antrenör yapsın.
• Saat. Okul saatine ve ulaşıma uymayan grup devamsızlığa dönüşebilir; veliye sorun.
• Kontenjan. Grubun kontenjanını aşmayın; dolunca bekleme listesine geçin.
• İlk ay. Grup değiştirme imkânı tanıyın; antrenör yanlış yerleşen çocuğu ilk haftalarda bildirsin.
• Açıklama. Veliye çocuğun neden o grupta olduğunu kısaca anlatın. Kardeşleri ya da arkadaşları aynı gruba alma isteğini seviyeyle birlikte değerlendirin.

İLK ÖDEME

İlk ödeme

• Kalemler. İlk ay aidatı ya da dönem ücreti, varsa kayıt ücreti ve forma. Tutarları formda yazılı verin.
• Ay ortasında başlayan. İlk ayı tam mı, kalan derslere göre mi alacağınızı belirleyin ve herkese aynı uygulayın.
• Kaydın kesinleşmesi. Yerin formla mı, ilk ödemeyle mi kesinleştiğini yazın; ödeme gelmezse yeri ne zaman sıradaki aileye açacağınızı söyleyin.
• Ödeme yolu. Alıcı adı, IBAN ve açıklama biçimi, örneğin "Öğrenci adı – Ekim aidatı".
• Belge. Ödeme karşılığında hangi belgeyi vereceğinizi mali müşavirinizle belirleyin.

Tutarı nasıl hesaplayacağınız için spor okulu aidatı nasıl belirlenir rehberine bakın.

BEKLEME LİSTESİ

Bekleme listesi

• Sırayı başvuru tarihine göre tutun ve kuralı açıkça söyleyin.
• Yalnız gerekeni yazın: velinin adı, telefonu, çocuğun yaşı, istediği grup ya da saatler, başvuru tarihi.
• Kesin olmayan bir süre vermeyin; "yer açıldığında sırayla arıyoruz" deyin.
• Yer açılınca veliye kaç gün içinde yanıt vermesi gerektiğini söyleyin; yanıt gelmezse sıradakini arayın.
• Uygun başka bir grup ya da saat varsa önerin.
• Listeyi dönem sonunda gözden geçirin; ne kadar saklayacağınızı danışmanınızla belirleyin.

İLK HAFTA

İlk haftada veli iletişimi

1. Hoş geldin mesajı. İlk dersten önce grubu, günü ve saati, adresi, kıyafeti, ne kadar erken gelineceğini ve antrenörün adını gönderin.
2. İletişim kuralı. Hangi konuda kime, hangi yoldan ve hangi saatlerde yazılacağını söyleyin.
3. Ödeme bilgisi. Tutarı, vade gününü, ödeme yolunu ve açıklama biçimini tekrar yazın.
4. İlk dersten sonra. Antrenörden çocuğun nasıl başladığına dair kısa bir not iletin.
5. Hafta sonunda. Gelmeyen öğrencinin velisini arayın: sorun saat mi, grup mu?
6. Veli kuralları. Antrenmanı izleme, çocuğu bırakma ve alma kurallarını paylaşın.

VAZGEÇEN

Kayıttan vazgeçen öğrenci

Vazgeçme kuralını kayıt formunda baştan yazın: ilk dersten önce ve sonra vazgeçen için ödemeye ne olacağını ve ne kadar önce haber verileceğini. Kuralınızın yükümlülüklerinize uygun olup olmadığını bir hukukçuya sorun, sonra herkese aynı uygulayın.

1. Nedenini sorun: saat, grup, ücret ya da çocuğun isteksizliği. Başka bir grup ya da saat çözüm olabilir.
2. Kaydı kapatın ve veliye yazılı olarak bildirin.
3. Yeri bekleme listesindeki sıradaki aileye açın.
4. Ailenin bilgileriyle ne yapacağınızı danışmanınızla belirlediğiniz kurala göre uygulayın.

KONTROL LİSTESİ

Yazdırıp işaretleyin

1. Grupları, kontenjanları, ders saatlerini ve ücretleri kesinleştirin.
2. Kayıt formunu, aydınlatma metnini ve gereken onayları danışmanınızla hazırlayın.
3. Mevcut öğrencilerin kayıt yenilemesini bitirin.
4. Kayıt tarihlerini ve deneme dersi günlerini duyurun.
5. Deneme dersinden önce veli telefonunu ve acil durum kişisini alın.
6. Deneme dersinden sonra veliye aynı gün ya da ertesi gün dönün.
7. Çocuğu yaşa, seviyeye ve saate göre yerleştirin; kontenjanı aşmayın.
8. İlk ödemeyi ve kaydın ne zaman kesinleştiğini yazılı bildirin.
9. Grup dolunca bekleme listesini başvuru sırasıyla tutun.
10. İlk dersten önce hoş geldin mesajını gönderin.
11. İlk haftanın sonunda gelmeyenleri arayın.
12. Vazgeçen öğrencide kuralınızı uygulayın ve yeri sıradakine açın.

SPOROVA

Kayıt dönemini Sporova'da yürütün

• Deneme talebi. Kulübünüzün vitrin sayfasını açarsanız (başta kapalıdır) veliler oradan deneme antrenmanı ister: velinin adı, telefonu, çocuğun yaş aralığı, branş ve not. Çocuğun adını istemez. Talep size bildirim olarak gelir; Deneme Talepleri ekranından arar ya da hazır mesajla WhatsApp'tan yazarsınız ve talebi Yeni, Arandı, Kayıt oldu ya da Kapandı olarak işaretlersiniz.
• Öğrenci formu. Ad, soyad, doğum tarihi ve cinsiyetin yanında velinin adı, telefonu, e-postası ve yakınlığı, sigorta bilgisi ve acil durumda aranacak kişi.
• Sağlık bilgisi. Kan grubu, alerji ve kronik hastalık bilgisini öğrencinin sayfasındaki ayrı bölüme girersiniz. Sporova bu bilgiyi şifreli saklar, velinin rızası işaretlenmeden kaydetmez ve rızayı kaldırdığınızda siler. Antrenör yalnız kendi öğrencilerininkini görür; yönetici ve antrenör bu bilgiyi iki aşamalı doğrulamayla açar ve her okuma ve yazma kayda geçer.
• Toplu yükleme. Öğrenci listenizi CSV dosyasıyla ya da kurulumdaki Excel şablonuyla tek seferde yüklersiniz; şablonda veli ve acil durum kişisi sütunları da var. Hatalı satırları kaydetmeden önce görürsünüz.
• Grup ve seviye. Gruplara seviye (Başlangıç, Orta, İleri, Elit) ve kontenjan verirsiniz; bir öğrenciyi birden çok gruba atayabilirsiniz. Kontenjanı dolan grup "Dolu" diye görünür.
• Öğrenci durumu. Her öğrenci Aktif, Deneme, Askıda ya da Pasif durumundadır. Otomatik aylık aidat yalnız Aktif öğrencilere oluşur. Pasif dışındaki öğrenciler paketinizin öğrenci sınırına sayılır; ayrılan öğrenciyi Pasif'e aldığınızda yer açılır.
• İlk ödeme. Aidatlar her ayın 1'inde oluşur; ay ortasında kaydolan öğrencinin ilk ödemesini "Yeni ödeme" ekranından tutarı ve vadesiyle siz oluşturursunuz.
• Aile hesabı. Velinin e-postasıyla aile hesabı açarsınız; kardeşler aynı hesaba bağlanır. Kurulumdaki toplu adımda veliye "şifrenizi belirleyin" e-postası gider. Veli programı, gelişimi ve aidatı buradan takip eder.
• Bekleme listesi. Sporova'da ayrı bir bekleme listesi yok; bekleyen aileleri ayrı bir listede tutun.

Paketler ve öğrenci sınırları fiyatlar sayfasında; kurulum adımları kurulum rehberinde.

KAYNAKLAR

Resmî kaynaklar

• 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu
• Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ
• KVKK: Özel Nitelikli Kişisel Verilerin İşlenmesine İlişkin Rehber (Şubat 2025)