Spor okulu aidatı nasıl belirlenir?

GİDERLER

Önce aylık giderinizi çıkarın

Aidat giderinizi karşılamıyorsa açığı her ay kendi cebinizden kapatırsınız. Bir tablo açın ve her kalemi aylık karşılığıyla yazın. Yıllık ödediğiniz kalemleri aidat aldığınız ay sayısına bölün: yazın aidat almıyorsanız yıllık gideri 12'ye değil, aidat aldığınız aylara bölersiniz.

• Tesis kirası. Salon, saha ya da havuz kirası. Saatlik kiralıyorsanız haftalık saatinizi ayın hafta sayısıyla çarpın; ders olmayan aylarda da ödüyorsanız onu da ekleyin.
• Antrenör ücreti. Ders başına ya da aylık ödediğiniz tutar, yardımcı antrenörler ve işveren maliyetleri. Bu maliyetleri mali müşavirinizle birlikte hesaplayın.
• Malzeme. Top, huni, file, yelek ve ilk yardım malzemesi. Yıl içinde aldıklarınızı ve yıpranınca yenilediklerinizi toplayıp aya bölün.
• Sigorta. Öğrencileriniz için sigorta yaptırıyorsanız primi aya bölün. Branşınızda sigorta şartı olup olmadığını federasyonunuza sorun.
• Forma. Aidata dahilse yılda kaç forma verdiğinizi hesaba katın; ayrı satıyorsanız aidat hesabına eklemeyin.
• Ulaşım. Servis, maç ve turnuva yolculukları. Her öğrenci kullanmıyorsa aidata yaymak yerine ayrı ücretlendirin.
• Diğer giderler. Muhasebe, lisans ve vize ücretleri, telefon, reklam, yazılım.
• Kendi emeğiniz. Okulu siz yönetiyor ya da derslere siz giriyorsanız kendinize bir ücret yazın. Yazmazsanız hesap yalnız zarar etmeyeceğiniz noktayı gösterir.

GRUP BÜYÜKLÜĞÜ

Grup büyüklüğü ve antrenör oranı

Kirayı ve antrenör ücretini öğrenci başına değil, grup başına ödersiniz. Aynı saatte sekiz çocuğa da on altı çocuğa da aynı kirayı ödediğiniz için grubun doluluğu öğrenci başına maliyeti doğrudan belirler.

• Bir antrenörün kaç çocukla verimli çalışabileceğini antrenörünüzle birlikte belirleyin. Küçük yaşlar ve havuz daha yakın takip ister; bu gruplarda sayıyı düşük tutun.
• Grup kontenjanını bu sayıya göre koyun ve kayıtta aşmayın.
• Hesabı tam dolu grup üzerinden değil, gerçekçi bir doluluk üzerinden yapın.
• Her grubun aylık maliyetini ayrı çıkarın: o grubun saat kirası, antrenör ücreti ve genel giderlerden payına düşen kısım.

DERS SAYISI

Haftalık ders sayısı

Haftada iki ders ile haftada üç ders farklı paketlerdir; fiyatları da farklı olmalı. Ama fiyatı ders sayısıyla aynı oranda artırmayın: kira ve antrenör ücreti ders saatiyle artar, sigorta, muhasebe ve reklam artmaz.

1. Her paket için grup başına aylık maliyeti ayrı çıkarın.
2. Ders saatiyle artan ve artmayan giderleri ayrı sütunlara yazın.
3. Aşağıdaki hesabı her paket için ayrı yapın.

Telafi dersi verecekseniz kuralını baştan yazın: hangi durumda, ne kadar süre içinde ve hangi grupta.

HESAP YÖNTEMİ

Basit hesap: gider, öğrenci, güvenlik payı

Aidatı üç sayıyla hesaplarsınız:

• Aylık toplam gider. İlk adımda çıkardığınız bütün kalemlerin aylık toplamı, kendi ücretiniz dahil.
• Beklenen ödeyen öğrenci sayısı. Kayıtlı öğrenci sayısı değil, aidatını ödemesini gerçekten beklediğiniz öğrenci sayısı. Burslu ve muaf öğrencileri çıkarın; indirimli öğrenciyi tam öğrenci saymayın. Geçmiş aylarınız varsa tahsilatınıza bakın; ilk yılınızsa temkinli tahmin edin.
• Güvenlik payı. 1'den büyük bir çarpan. Geciken ödemeleri, dönem ortasında ayrılanları ve beklenmedik giderleri karşılar. Rakamlarınızdan ne kadar az eminseniz payı o kadar geniş tutun.

Sonucu sınayın

• Başabaş sayısı. Aylık toplam gideri bulduğunuz aidata bölün. Ödeyen öğrenci sayınız bunun altına düşerse zarar edersiniz. Örnekte 100.000 ÷ 2.200, yani yaklaşık 46 öğrenci.
• Ödeme gücü. Tutar bölgenizdeki veliler için yüksek çıkıyorsa önce giderlerinizi ve grup düzeninizi gözden geçirin; aidatı gideri karşılamayacak kadar düşürmeyin.
• Yenileme. Kira ya da antrenör ücreti değiştiğinde, en az yılda bir kez hesabı yeniden yapın.

ÖDEME DÖNEMİ

Aylık mı, dönemlik mi?

Aylık aidat veliye daha kolay gelir ve nakit akışınızı her ay düzenli tutar. Dönemlik ücret, örneğin üç aylık ya da sezonluk, dönemin başında peşin gelir sağlar ama veliye tek seferde büyük bir tutar çıkarır.

• İkisini birlikte sunabilirsiniz: aylık ödeme ve indirimli dönemlik peşin ödeme.
• Tatil aylarına karar verin: yazın ve yarıyıl tatilinde ders veriyor musunuz? Vermiyorsanız aidatı hangi aylarda alacağınızı ve yıllık gideri bu aylara nasıl yaydığınızı yazın.
• Dönemlik ödeyen öğrenci dönem ortasında ayrılırsa ne olacağını kayıtta yazılı belirtin.

KAYIT ÜCRETİ

Kayıt ücreti alacak mısınız?

Kayıt ücreti yeni öğrencinin ilk maliyetini karşılar: forma, sigorta ya da lisans işlemleri gibi. Alacaksanız:

• Neyi karşıladığını veliye açıkça yazın; açıklanmamış bir ücret keyfi görünür.
• Kaydını yenileyen öğrenciden yeniden alıp almayacağınızı belirleyin.
• Aidattan ayrı bir kalem olarak gösterin ve aidat hesabına katmayın.

İNDİRİMLER

Kardeş ve erken ödeme indirimi

İndirim gelirinizi azaltır. Önce kuralı, sonra oranı belirleyin ve herkese aynı uygulayın.

• Kardeş indirimi. Hangi çocuktan itibaren uygulanacağını ve farklı branşlardaki kardeşleri kapsayıp kapsamadığını yazın.
• Erken ödeme indirimi. Dönemlik peşin ödemede ya da vade gününden önce ödemede verin; tarih sınırını net koyun.
• Üst üste binme. Kardeş ve erken ödeme indiriminin birlikte uygulanıp uygulanmayacağına baştan karar verin.
• Hesaba yansıtma. Hesaptaki öğrenci sayısını indirimlere göre düzeltin: indirimli her öğrenci tam aidatın yalnız bir kısmını getirir.

BURS VE MUAFİYET

Burs ya da muafiyet

• Ölçüt. Maddi durum, sportif gelişim ya da başka bir neden: hangisi olduğunu yazın. Ölçütsüz burs diğer velilerde haksızlık duygusu yaratır.
• Sınır. Her grupta ya da toplamda en çok kaç burslu öğrenci olacağını belirleyin.
• Süre. Bursu bir dönem ya da sezon için verin ve dönem sonunda yeniden değerlendirin.
• Gizlilik. Hangi öğrencinin burslu olduğunu diğer velilerle paylaşmayın.
• Hesap. Burslu öğrenciyi ödeyen öğrenci sayısından çıkarın.

ZAM DUYURUSU

Fiyat değişikliğini velilere duyurmak

Veli yeni tutarı ödeme gününde öğrenmemeli. Duyuruyu şöyle yapın:

1. Zaman. Değişikliği yeni dönem ya da sezon başında yapın; yürürlük tarihinden en az bir ödeme dönemi önce duyurun.
2. Yazılı metin. Yeni tutarı, yürürlük tarihini ve kısa gerekçeyi yazın: kira, antrenör ücreti ya da malzeme.
3. Peşin ödeyenler. Dönemlik ödeyen velinin ödediği dönemi yeni fiyattan hesaplamayın.
4. Sorular. Soruları kimin yanıtlayacağını ve hangi yoldan yazılacağını belirtin.
5. Kayıt. Yeni tutarı takip sisteminize yürürlük tarihinden önce girin.

Hazır metin için aidat hatırlatma mesajı örneklerindeki "Yeni dönem ve kayıt yenileme" mesajına bakın.

TAHSİLAT

Tahsilat düzeni

• Tek vade günü. Bütün öğrenciler için ayın aynı gününü seçin.
• Tek ödeme yolu. Havale ya da EFT alıyorsanız alıcı adını, IBAN'ı ve açıklama biçimini yazılı verin, örneğin "Öğrenci adı – Ekim aidatı". Gelen parayı öğrenciyle kolayca eşleştirirsiniz.
• Hatırlatma takvimi. Vadeden önce, vade günü ve gecikmede ne zaman yazacağınızı belirleyin.
• Gecikme kuralı. Gecikmede ne olacağını kayıtta yazın ve herkese aynı uygulayın.
• Kayıt. Kim ne zaman ne kadar ödedi, kısmi ödemeler dahil yazın; ay sonunda hesap hareketlerinizle karşılaştırın.

Başlamak için ücretsiz aidat takip şablonunu kullanabilirsiniz.

KONTROL LİSTESİ

Yazdırıp işaretleyin

1. Bütün giderleri aylık karşılığıyla yazın; kendi ücretinizi de ekleyin.
2. Yıllık giderleri aidat aldığınız ay sayısına bölün.
3. Her grup için kontenjanı ve gerçekçi doluluğu belirleyin.
4. Haftalık ders paketlerinizi seçin; her biri için grup maliyetini ayrı çıkarın.
5. Ödemesini beklediğiniz öğrenci sayısını burs ve indirimlere göre düzeltin.
6. Aidatı hesaplayın: gider ÷ ödeyen öğrenci × güvenlik payı.
7. Başabaş öğrenci sayınızı bulun.
8. Aylık ya da dönemlik ödemeye ve tatil aylarına karar verin.
9. Kayıt ücretini ve neyi karşıladığını belirleyin.
10. Kardeş, erken ödeme ve burs kurallarını yazın.
11. Vade gününü, ödeme yolunu ve hatırlatma takvimini belirleyin.
12. Fiyat değişikliğini yürürlükten önce yazılı duyurun.

SPOROVA

Belirlediğiniz aidatı Sporova'da işletin

• Aidat planı. Planın adını ve tutarını yazarsınız; plan aylık ya da seans bazlı olur, süresini ay olarak girersiniz.
• Her ay kendiliğinden. Planı gruba bağlarsınız; gruptaki Aktif öğrencilere her ayın 1'inde o ayın aidatı oluşur. Vade gününü kulüp bilgilerinden seçersiniz. Bu yalnız bir aylık planlarda çalışır; dönemlik planların ödemesini toplu ödeme ekranından siz oluşturursunuz.
• Birden çok grup. Bir öğrenci birden çok gruptaysa ayda tek aidat oluşur; tutarı en yüksek olan plan geçerli olur.
• Fiyat değişikliği. Plan tutarını değiştirdiğinizde önceden oluşmuş aidatlar değişmez; yeni tutar sonraki ayın 1'inde oluşan aidatlarda geçerli olur.
• İndirim ve burs. Kardeş, erken ödeme ya da burs indirimini kendiliğinden uygulayan bir kural yok. İndirimli tutarı elle oluşturduğunuz ödemede kendiniz yazarsınız.
• Hatırlatma. Veliye vadeden 3 gün ve 1 gün önce bildirim ve e-posta gider; vade geçince bir kez daha. Bir veliye ayrıca hatırlatmak isterseniz kendi WhatsApp'ınızda hazır bir mesaj açılır: öğrencinin adı ve ay, kalan tutar, son ödeme tarihi ve IBAN girdiyseniz havale bilgileri. Mesajı siz gönderirsiniz.
• Tahsilat. Veli aidatı kulübünüzün hesabına havale ya da EFT ile öder ve uygulamada "Ödedim" der; siz hesabınızı kontrol edip tahsilatı kaydedersiniz, kısmi tahsilat da girebilirsiniz. Para Sporova'dan geçmez.

Ayrıntılar aidat takip programı sayfasında; paketler ve öğrenci sınırları fiyatlar sayfasında.